Проверка кадровой документации

image post

Постановка и ведение кадрового делопроизводства является обязательным направлением работы любого предприятия, но зачастую работодатель не уделяет этому особое внимание. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой и налоговой инспекции, инспекционных органов по охране труда, прокуратуры, приостановка деятельности организаций, дисквалификация руководителей, отстранение от работы персонала, судебные тяжбы, штрафы и т.д. А ведь проблема решается достаточно просто, необходимо лишь профессионально грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства РФ.

1.Штатное расписание.

Штатное расписание имеет унифицированную форму (Т – 3), а не произвольную. Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вовсе отсутствует, то разрабатывается новое.

Обязательно согласовываем и утверждаем штатное расписание. Здесь нельзя допустить нарушений, потому что многие из последующих кадровых документов, в том числе все трудовые договоры будут составляться в соответствии со штатным расписанием.

2.Правила внутреннего трудового распорядка.

Проверяем имеющиеся на предприятии Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты. Нужно проверить, соответствуют ли он (содержащиеся в них нормы):

-  действующему законодательству;

-  учредительным документам;

-  штатному расписанию;

-  действительности.

Если выявлены несоответствия, то нужно обсудить их с руководителем и внести изменения в документы в установленном законом порядке.

Все составленные документы согласовываем с руководителем. Учитываются замечания и пожелания руководителя, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты утверждаются. Знакомим работников под подпись.

3. Правильно ли оформлены на работу работники.

До заключения трудовых договоров все работники должны быть под подпись ознакомлены с локальными нормативными актами.

1)        Проверяем трудовые договоры с работниками.

Основные правила, которые учитываются при проверке:

-  трудовые договоры должны быть заключены обязательно с каждым работником;

-  условия трудовых договоров не должны противоречить законодательству;

-  условия трудовых договоров должны соответствовать реальности, тому, что на самом деле.

Если с некоторыми работниками трудовые договоры не заключены, то разрабатываем бланк трудового договора, согласовываем его с директором. Заключаем трудовые договоры с работниками, с которыми они не заключены. При этом дату заключения можно указывать реальную, т.е. оформляем трудовым договором уже существующие отношения.

Далее смотрим, соответствуют ли имеющиеся трудовые договоры законодательству. Нередко при проверке обнаруживают, что в трудовых договорах не содержатся условия, которые согласно ст. 57 ТК РФ обязательно должны быть включены в договор. Так же не противоречат ли условия трудовых договоров реальности или локальным нормативным актам. Например, бывает, что согласно трудовому договору оклад работника 5000 рублей, а на самом деле он получает уже оклад 10000 рублей, и это даже отражено в штатном расписании.

Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. 72 ТК РФ. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Согласно ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

2)        Оформление приказа о приеме работника на работу.

-  Во-первых, приказы о приеме на работу составляются не в произвольной форме, а по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. (формы Т-1 и Т-1а).

-  Во-вторых, содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Сверяются описанные в приказе условия и условия трудовых договоров по каждому работнику.

-  В-третьих, приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

-  В-четвертых, работник должен быть под подпись ознакомлен с приказом о приеме на работу.

3)        Заведены ли на работников личные карточки, полностью и правильно ли они заполнены.

4)        Трудовые книжки.

Нужно проверить:

-  от всех ли работников, работающих по основной работе, приняты трудовые книжки;

-  заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые;

-  правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки, заполнены ли соответствующие графы в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

4. Правильно ли оформлены совмещения, кадровые перестановки.

Очень часто при оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) допускаются ошибки:

-  совмещение фактически состоялось, но документально не оформлено;

-  дополнительная работа поручена работнику без его согласия, просто по инициативе работодателя (возложена приказом директора);

-   вместо совмещения оформлено совместительство (это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы в свободное от основной работы время на условиях трудового договора).

Перемещения.

Согласно ст. 72.1 не требует согласия работника на перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.

А вот в случае, если в трудовом договоре указано структурное подразделение (например, «…принят на должность экономиста  в бухгалтерию»), то перемещение работника без его согласия в другое структурное подразделение (например, «…на должность экономиста  в планово-экономический отдел») уже незаконно.

При перемещении должны оставаться неизменными любые определенные сторонами условия трудового договора. Если же условия договора все же меняются, то производить перемещение без согласия работника уже нельзя. Такое «перемещение» уже необходимо оформлять как перевод.

После анализа кадровых перестановок проблемы выявлены не были.

5. Проверяем законность и порядок на участке «Рабочее время».

Собираем вместе все документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время работников предприятия: коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, графики работы, графики сменности, трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.

1)            Правильно ли установлены в них режимы рабочего времени различных категорий работников.

Наиболее типичные ошибки, которые можно встретить:

-  документы  противоречат друг другу (в одних для определенной группы работников установлен один режим рабочего времени, а в других для той же группы установлен другой режим);

-  режимы рабочего времени для работников, ни в каких документах не определены;

-  документы, устанавливающие режимы рабочего времени, составлены или утверждены неправильно.

2)            Ведётся ли табель учёта рабочего времени, надлежащей ли он формы,  правильно ли он заполнен.

Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Существуют унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 5 января 2004г. №1: Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12), Табель учета рабочего времени (форма N Т-13)

 

Оставить комментарий