Кадровое делопроизводство с нуля

image post

Аудит кадрового делопроизводства – это комплекс мероприятий по проверке правильности оформления и ведения кадрового учета и иных документов в организации с точки зрения кадрового делопроизводства и в соответствии с нормами действующего законодательства.

На некоторых предприятиях зачастую кадровое делопроизводство не ведется надлежащим образом, и поэтому легче построить кадровое делопроизводство с нуля, чем пытаться исправить то, что есть. Начало работы можно разделить на несколько этапов.

I этап. Поиск нужных законов и специальной литературы.

Имеющие кадровые документы надо проверить и приводить их в соответствие с законом, новые документы должны составляться тоже в строгом соответствии, такими как:

-  Трудовой кодекс РФ Принят 30 декабря 2001 года № 197-ФЗ.

-  Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10 октября2003 г. №  69

-  Правила ведения и хранения трудовых книжек от 16 апреля 2003г. утвержденные Постановлением Правительства РФ от16 апреля2003 г. №  225.

-   Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004г. №1

-  Указания по заполнению форм первичной кадровой отчетности документации по учету труда и оплаты.

-  Перечни должностей и работ, с которыми допустимо заключение договоров о полной материальной индивидуальной и коллективной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда РФ от 31 декабря2002 г. № 85

-  Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября2008 г. N 749

-  О коммерческой тайне.  Федеральный закон  РФ от 29 июля2004 г. № 98-ФЗ.

-  О персональных данных. Федеральный закон  РФ от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ.

-  Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Постановление Правительства РФ от 24 декабря2007 г. N 922

-   О применении судами РФ Трудового кодекса РФ. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта2004 г. №  2.

-  Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа1998 г. N 37.

II этап. Определение, какие документы в организации есть, а каких нет.

Список документов, которые нужно иметь на предприятии:

Обязательные документы:

-  Учредительные документы

-  Трудовые договоры

-   Штатное расписание (форма Т-3)

-  Табель учета рабочего времени (форма Т-13) или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12)

-   Правила внутреннего трудового распорядка

-  Документ о защите персональных данных работников (положение)

-  График отпусков (форма Т-7)

-  Личные карточки (форма Т-2)

-  Приказы. Например, о приеме работника (форма Т-1), о приеме работников (форма Т-1а), о предоставлении отпуска (форма Т-6), о предоставлении отпусков (форма Т-6а), о поощрении работника (форма Т-11), о поощрении работников (форма Т-11а), о командировке работника (форма Т-9), о командировке работников (форма Т-9а), о переводе работника (форма Т-5), о переводе работников (форма Т-5а), о прекращении трудового договора с работником (форма Т-8), о прекращении трудовых договоров с работниками (форма Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, др.

-  Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)

-   Журналы (книги) регистрации командировочных удостоверений, очень желательно – приказов, трудовых договоров.

-  Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

-   Трудовые книжки

-   Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка.

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

-   Коллективный договор (обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходили с инициативой его заключить).

-   Положение об оплате труда и премировании (обязательно, если какие-то из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в штатном расписании).

-   Должностные инструкции (обязательны, если все должностные обязанности работников не  отрегулированы в трудовых договорах).

-    Положение об аттестации и сопутствующие аттестации документы (обязательно, если работодателем проводится аттестация работников).

-  График сменности (обязателен при наличии сменной работы).

-   Положение о коммерческой тайне (обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник обязан коммерческую тайну сохранять).

-    Списки несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей; лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (при наличии в штате несовершеннолетних работников, работников-инвалидов, беременных работниц, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей, лиц, осуществляющих уход за детьми-инвалидами и инвалидами с детства, работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда).

III этап Определение лиц, ответственных за документы.

Предстоит не только проверить документы, но и внести в них изменения, составить новые документы. Поэтому важно заранее выяснить или определить, кто за какие документы, каким образом отвечает на предприятии.

В частности, нужно выяснить, кто отвечает за  ведение, хранение, учёт трудовых книжек. Ведь именно этот человек будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. На предприятии должен быть приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Перед разработкой документов, нужно выяснить или определить, кто из сотрудников будет участвовать в создании документов, согласовательных процедурах, утверждении документов, кто имеет право подписи конкретных документов.

Оставить комментарий